In dit thema staat de vraag centraal: Hoe kun je ervoor zorgen dat e-health een integraal onderdeel wordt van de zorgprocessen in de organisatie en het een goede plek krijgt in de bestaande digitale infrastructuur?

Hierbij beantwoorden we de volgende vragen:

1. Hoe neem ik de ICT-afdeling mee?
   • A. Wat zijn de belangrijkste dilemma’s?
   • B. Hoe kun je hier mee omgaan?
2. Hoe voldoe ik aan wet- en regelgeving?
3. Welke aanpak helpt mij om dit goed in te richten?
4. Hoe maak je de toepassing van de technologie opschaalbaar?
5. Tips voor verdere verdieping.

1. Hoe neem ik de ICT-afdeling mee?
A. Wat zijn de belangrijkste dilemma’s?

Het meenemen van de ICT-afdeling vraagt de nodige aandacht. Waarom is dat zo lastig? Waarom komt het zo vaak voor dat dit te laat gebeurt? en Hoe kan je dat voorkomen? Waarom is het zo lastig om ICT-personen te betrekken in een proces?

In veel gevallen gaat de innovatiemanager voor de verkenning van een nieuwe zorgtechnologie aan de slag. Een projectplan wordt opgesteld, financiering geregeld, contracten getekend en de gesprekken met de leverancier van de e-healthtoepassing om concreet aan de slag te kunnen gaan met een pilot worden gestart. De mensen van de ICT-afdeling worden over het algemeen pas (veel) later in het proces betrokken, omdat men zich niet altijd realiseert dat bij de uiteindelijke inbedding van de nieuwe zorgtechnologie ook integratie nodig is binnen de bestaande ICT-infrastructuur. Vervolgens blijkt dat systemen niet (zo makkelijk) te verbinden zijn, uitkomsten niet geïntegreerd kunnen worden en/of dat een e-healthapplicatie niet voldoet aan de regelgeving. De kans dat een project vertraging oploopt is vrij groot.

Daarnaast zit er ook vaak wrijving op de manier van werken. De ICT-afdeling is een afdeling van beheer en geplande en gecontroleerde updates. De afdeling innovatie werkt graag en hard aan nieuwe dingen. Die twee dynamieken gaan niet altijd goed samen, waardoor de één juist meer met de hakken in het zand gaat en de ander juist meer gaat duwen en trekken.

TIP Luister de podcastaflevering via Spotify of SoundCloud, In gesprek met SET-up-deelnemers | Over digitale dilemma’s bij de inzet van e-health. Hierin gaat Sanne Kok, programmamanager VitaValley, in gesprek met innovatieadviseur Luuk van Schendel (Surplus), innovatiemanager Merlijne Sonneveld (Amaris Zorggroep) en IT-adviseur Wilco Brouwers (Baker Tilly) over de belangrijkste dilemma’s en hoe zij hiermee omgaan.  

”…innovatie en ICT zijn vaak twee gescheiden werelden. Waar innovatie draait om nieuwe dingen uitproberen, ligt de nadruk bij ICT vaak op het beheersen van risico’s. Hoewel dit soms kan botsen, houden ze elkaar ook in balans. Het is belangrijk om elkaar op te blijven zoeken, elkaars perspectief te leren begrijpen en samen op te trekken.” 

– citaat uit de bovengenoemde podcast

B. Hoe kun je hiermee omgaan? 

In de hiervoor genoemde podcast worden verschillende tips gegeven. We noemen er alvast een paar:

• Checks inbouwen in je projectplan (Wilco Brouwers) 
• Samen op uitje gaan met de I&A-afdeling (Merlijne Sonneveld): gekscherend bedoeld, maar met een serieuze ondertoon. Zorg ervoor dat je elkaar leert kennen en ook begrijpt. Zij zegt ook nog ‘omarm de verschillen’. 
• Neem medewerkers van de ICT-afdeling mee naar de werkvloer (Luuk van Schendel): wat je ophaalt is ook belangrijk voor ICT. 

Daarnaast verwijzen we graag naar dit interview met Brigitte Boon, bijzonder hoogleraar data en technologie voor persoonsgerichte en duurzame gehandicaptenzorg aan Tilburg University. Hier gaat zij in op hoe je mensen in een organisatie mee kunt nemen in een veranderproces. Zij benadrukt in het interview nogmaals het belang hiervan: “Je moet alle geledingen van de organisatie erbij betrekken. Ook IT moet hierin mee. De signalen komen immers binnen op een app. Zij moeten de zorgmedewerkers voorzien van juiste middelen en de vaardigheden om ermee om te gaan, al dan niet samen met HR.”

Een tip die zij geeft is om juist ook mensen te betrekken die in eerste instantie weerstand hebben. Ze zegt in het interview dat je niet alleen de ‘early adopters’ nodig hebt, die voor de troepen uit willen rennen, maar ook de medewerker die het meeste tegen de techniek is. “Dat wordt soms de beste ambassadeur, omdat diegene de weerstand het beste begrijpt. Weerstand tegen techniek betekent in ieder geval niet meer dat de techniek er niet komt. Als medewerkers, maar ook familieleden, ethische bezwaren hebben tegen een bepaald stuk techniek, is er een methode: begeleidingsethiek.” aldus Boon. Bron artikel: ICT Magazine.

TIP: Binnen het SET-up-programma hebben we voor meerdere organisaties de mogelijkheid geboden de workshop begeleidingsethiek die Brigitte Boon hier noemt te volgen. Lees via de Bibliotheek op dit leernetwerk de ervaring van anderen over deze workshop: Thema – Ethiek & digitalisering 

2. Hoe richt ik het technisch duurzaam in? Denk aan beheer en onderhoud, maar ook aan het voldoen aan wet- en regelgeving.?
De technische inrichting gaat over alle aspecten die nodig zijn om de e-healthtoepassing te laten werken. In veel gevallen speelt de ICT-afdeling hierbij een belangrijke rol. Denk hierbij aan het organiseren van het beheer, het onderhoud en de technische support. In dit praktijkvoorbeeld van Omring is vanaf het begin van het traject nagedacht over de technische inrichting en vind je praktische voorbeelden.
Daarnaast is het belangrijk dat gebruikers toegang hebben tot de e-healthtoepassing en weten hoe ze dit kunnen gebruiken. Hiervoor is het belangrijk dat cliënten en medewerkers toegang hebben tot de applicatie en beschikken over een geschikt device. Zorg dat er handleidingen, instructies en trainingen beschikbaar zijn voor zowel medewerkers als cliënten.

Vanuit de IGJ worden eisen gesteld aan de kwaliteit en veiligheid van zorg. In 2018 hebben ze voor de inzet van het e-health het  Toetsingskader ‘inzet van e-health door zorgaanbieders’ opgesteld. Het toetsingskader vormt het uitgangspunt van het toezicht op e-health door de IGJ bij zorgaanbieders  en bestaat uit een aantal normen en daarbij horende toetsingscriteria. Die zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, en zogeheten ‘veldnormen’ die beroepsorganisaties van zorgverleners hebben opgesteld.

Eén van de onderdelen uit het toetsingskader is informatiebeveiliging. Over dit onderwerp is vanuit SET-up de Toolkit Privacy Compliance opgesteld. Hierin wordt aan de hand van 5 stappen uitgelegd hoe je inzicht krijgt in de mogelijke risico’s en hoe je hiermee aan de slag kunt. Wil je weten of jouw leverancier voldoet aan alle noodzakelijke kwalificaties en certificaten (NEN 7510, ISO 27001, CEmarkering)?  Alle organisaties die een (onder accreditatie) verstrekt certificaat voor NEN 7510 hebben, zijn vermeld in een openbaar register.

Software kan ook vallen onder de wetgeving voor medische hulpmiddelen als deze bedoeld is voor het bijdragen aan diagnose of behandeling. Medische hulpmiddelen met een CE-markering beschikken over de juiste kwaliteitswaarborgen voor de beoogde toepassing. Vanaf 26 mei 2021 gaat is de nieuwe Europese verordening voor medische hulpmiddelen (Medical Device Regulation, MDR) van kracht. De regels in deze nieuwe wet hebben ook gevolgen voor zorgverleners en indirect voor cliënten. Vilans publiceerde hierover een factsheet en handreiking.

Het voldoen aan wetgeving, normatieve kaders en certificering kunnen het implementatie proces vertragen. Allereerst door bovenstaande onderwerpen, maar ook omdat het voor veel innovatiemanagers nog best onbekend terrein is. Het onderwerp wordt ervaren als een soort black box, waar mensen maar liever van weg blijven. Binnen SET-up hebben we hier in de eerste twee jaar veelvuldig aandacht aangegeven en in samenwerking met Wilco Brouwers (Baker Tilly IT Consultancy) een waardevolle ‘Toolkit Privacy Compliance’ gepubliceerd.

Tip: bekijk ook eens het ‘Kennisdocument Slimme Zorg Thuis’ . De Patiëntenfederatie heeft dit samen met de Vliegwielcoalitie en de Harteraad gepubliceerd. Hierin zijn de vier belangrijkste zaken samengevat om rekening mee te houden bij keuze en inrichting van een digitale zorg oplossing.

TIP: Bekijk de infographic over privacy, en ontdek in één oogopslag de belangrijkste zaken.

3. Welke aanpak helpt mij om dit goed in te richten?
Het is best een uitdagende puzzel die er gelegd moet worden. Het liefst heb je een lijstje om af te vinken, zodat er niets vergeten wordt bij de implementatie. Ondanks dat helaas niet alles in lijstjes te vatten valt, hebben wij een aantal overzichten in beeld gebracht die je hier wel bij kunnen helpen.

Het toetsingskader e-health biedt houvast bij een duurzame aanpak. Het toetsingskader is opgebouwd uit vijf onderwerpen:

• Goed bestuur en verantwoord innoveren, e-health kan ingrijpende gevolgen hebben voor de organisatie van de zorg.
• Invoering en gebruik van e-healthproducten en -diensten. Deze zijn vaak complex. Bij de inzet ervan zijn veel verschillende belanghebbenden betrokken. Daarom is een goed proces nodig om e-health in te voeren, met aandacht voor eisen en wensen, risico’s, training, testen en onderhoud.
• Patiëntparticipatie. Veel e-healthtoepassingen zijn bedoeld om de patiënt beter van dienst te zijn. De patiënt moet dan wel gebruik willen en kunnen maken van de nieuwe diensten. Daar moet aandacht voor zijn. Goede informatie, ondersteuning en nazorg voor patiënten zijn dan ook belangrijk.
• Samenwerken in het netwerk en elektronisch vastleggen en uitwisselen van gegevens, e-health maakt andere vormen van samenwerken mogelijk. Tussen zorgverleners onderling, bijvoorbeeld bij overdracht, maar ook tussen zorgverlener en patiënt. Daar horen heldere afspraken bij tussen zorgaanbieders onderling, maar ook tussen zorgaanbieders en hun ICT-leveranciers.
• Informatiebeveiliging en continuïteit. De groeiende afhankelijkheid van technologie vereist dat de organisatie is voorbereid op de risico’s daarvan. Problemen in de informatiebeveiliging of stroomuitval kunnen bijvoorbeeld de continuïteit van zorg direct beïnvloeden. Zorgorganisaties moeten daarop voorbereid zijn.

Meer lezen: IGJ – Toetsingskader-inzet-van-e-health-door-zorgaanbieders

Daarnaast helpt het zorginnovatie-model, van Baker Tilly, bij het in kaart brengen van alle dimensies rond e-health. Het helpt zorgorganisaties en SET-deelnemers om een veilige route naar effectieve zorgvernieuwing te bewandelen. “Wij onderscheiden acht dimensies die het succes bepalen van een zorginnovatie, onder andere techniek, organisatie, zorgprofessionals, patiënten en financiering. Alle dimensies zijn belangrijk en hangen met elkaar samen. We pleiten er dan ook voor om privacy compliance te zien in het grotere geheel van zorginnovatie, als een van de vele dimensies”, vertelt Brouwers.

Bekijk ook deze ‘Terugblik‘ op de meet up – eHealth implementeren ‘Heb je alle dimensies in beeld?

4. Tips voor meer verdere verdieping 
In het SET-up programma hechten we veel waarde aan samenwerking met andere programma’s, initiatieven en verenigingen. Zodoende heeft ActiZ onderstaande documenten gedeeld voor de deelnemers van het SET-up programma:

• Videocollege-informatieveiligheid-voor-bestuurders
• IT Infrastructuur: IT Infrastructuur en architectuur als randvoorwaarde voor digitale transformatie
• Handreiking generieke basis netwerkinfrastructuur langdurige zorg Actiz en VGN