Deel 2 – Iedere Community of Practice is uniek
en hoe kies je dan de juiste techniek?
INSPIRATIE || Eén van de meest betoverende processen in de natuur is de metamorfose van een rups tot een vlinder. Net zoals een rups zich geleidelijk ontpopt tot een prachtige vlinder, ondergaan communities een vergelijkbare evolutie. In het tweede deel van deze reeks naar de verkenning van de kracht en dynamiek van communities, duiken we dieper in op de technische ondersteuning achter een community en de essentiële elementen voor het opzetten hiervan.
Een sterke ruggengraat
In deel 1 beschreven we dat een community of practice (CoP) gedefinieerd wordt als een platform, zowel online als offline, waar mensen met gemeenschappelijke kenmerken regelmatig samenkomen vanwege een gezamenlijk doel of visie. In dit deel gaan we dieper in op het online gedeelte van een CoP en de technische aspecten die van belang zijn. Een passend online platform kan een sterke ruggengraat zijn voor een community en daarom is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan de keuze van een passend technisch platform en de inrichting ervan.
Het is enorm belangrijk om de behoefte van de community te kennen
en daarop in te spelen bij het kiezen van een geschikt platform.
Ontdek de behoefte
Iedere CoP is natuurlijk uniek en dient een eigen doel. Om te weten wat de meerwaarde is van het online platform voor een CoP, is het daarom nodig om dit doel inzichtelijk te hebben. Kennis en ervaringen delen is namelijk iets heel anders dan een – misschien wel persoonlijke – vraag stellen. En is die vraag dan bedoeld voor de gehele community, voor een specifieke groep of misschien wel voor een enkel individu? Het is enorm belangrijk om de behoefte van de community te kennen en daarop in te spelen bij het kiezen van een geschikt platform. Doe je dit niet, dan bestaat de kans dat een online platform minder waarde kent voor de deelnemers dan gewenst. En wanneer community leden een minder goede ervaring hebben met een online platform, dan is het daarna extra lastig ze hier weer enthousiast voor te krijgen. Hierover later meer in deze reeks.
Om rekening mee te houden
Eén van de belangrijkste aspecten van de keuze voor een community platform vinden wij de laagdrempeligheid van het platform. De leden binnen de community dienen makkelijk toegang te hebben tot het platform; daarmee doelen we niet alleen op het inloggen, maar ook hoe het platform ingebed kan worden in de dagelijkse werkzaamheden van de doelgroep. Werkt de doelgroep veel achter zijn/ haar laptop, dan kan een webbased platform prima werken. Maar is de doelgroep veel meer in de praktijk actief dan zijn mobiele platforms zoals Whatsapp of Disciple meer geschikt. Laagdrempeligheid geldt ook voor het halen en brengen van content, wat niet te ingewikkeld moet zijn. Intuïtiviteit is hierbij een belangrijk graadmeter.
Daartegenover staat dat de community ook enigszins controleerbaar moet zijn. Het kan bijvoorbeeld prettig zijn om als beheerder te bepalen wie er toegang krijgt tot het platform, verschillende rollen en rechten toe te kunnen kennen aan gebruikers of besloten of open groepen te kunnen inrichten. Soms botsen de gewenste mate van laagdrempeligheid en controleerbaarheid met elkaar. Het is dan zaak om een middenweg te zoeken en waar nodig te prioriteren.
Een ander belangrijk aspect zijn de functionaliteiten. Welke functionaliteiten zijn gewenst en kan een platform die bieden? Denk daarbij aan het maken van groepen, een agendafunctionaliteit voor activiteiten of bijeenkomsten, een bibliotheek of documentengedeelte en bijvoorbeeld het uitlichten van ambassadeurs. En hierbij geldt echt: the devil is in the detail. Denk heel goed na wat er mogelijk moet zijn. Een voorbeeld: na een bijeenkomst waarvoor mensen zich via het community platform hebben aangemeld, wil je ook automatisch de presentatie en een vragenlijst kunnen uitsturen naar de deelnemers. Wil je dat dit via het platform gaat en dat mensen hier een notificatie voor ontvangen of wil je dit per mail sturen? En hoe kom je dan aan de deelnemerslijst? Dit soort gedetailleerde vragen zijn belangrijk om goed uit te denken van tevoren. Maar let op: meer functionaliteiten klinkt misschien wel fijn, maar het kan ook zorgen voor meer complexiteit aan de kant van de gebruikers en beheerders. Dus om weer terug te komen op die laagdrempeligheid; een community via WhatsApp of LinkedIn kan ook heel succesvol zijn.
Een ander aspect om aandacht aan te besteden is flexibiliteit. Wil je meerdere communities van hetzelfde platform gebruik laten maken, dan kan het wenselijk zijn om het platform zelf naar eigen wensen in te kunnen richten zonder dat daar direct maatwerk aan te pas komt. Door deze mate van flexibiliteit kan een platform voor verschillende (sub)communities passend worden gemaakt.
Meer functionaliteiten klinkt misschien wel fijn,
maar het kan ook zorgen voor
meer complexiteit aan de kant van de gebruikers en beheerders.
Onze online community platforms
Binnen de VitaValley programma’s maken we gebruik van WhatsApp, Microsoft Teams en Embrace. Voorheen hebben we ook gewerkt met Basecamp. Deze diversiteit aan tools illustreert de mate van laagdrempeligheid die we bereiken door het gebruik van WhatsApp en Microsoft Teams, evenals de uitgebreidere functionaliteiten van Basecamp en Embrace. Embrace is een online tool – vaak gebruikt als intranet – die we inzetten als online leernetwerk waar men informatie kan vinden, maar waar men ook zelf kennis kan delen en kan interacteren met andere community leden.
Onze aanpak blijft in de basis altijd gelijk: op een online community platform verbinden wij de deelnemers van een specifieke community of practice. We faciliteren het delen van kennis, stimuleren samenwerking en moedigen deelnemers aan elkaar op te zoeken. We modereren de online community, soms door inspiratie te bieden of vragen te stellen op de laagdrempeligere platforms en soms bijvoorbeeld door goede voorbeelden, een toolbox of actuele informatie rondom het onderwerp te delen op de meer geavanceerde platforms. Een belangrijk uitgangspunt voor ons is het creëren van een veilige en laagdrempelige omgeving die kennisdeling bevordert en een actieve en bloeiende community mogelijk maakt.
Door de bomen het bos weer zien
De wereld van community platforms is booming en de (door)ontwikkeling gaat razendsnel. Momenteel werken wij met Embrace als meest geavanceerde platform, maar naast Embrace zijn er nog tal van andere platforms die geschikt zijn voor het faciliteren van een community. Om goed te weten wat de verschillende community platforms te bieden hebben, hebben wij marketingbureau Techonomy gevraagd hier een analyse van te maken.
Om de verschillende platforms van elkaar te kunnen onderscheiden, heeft Techonomy gekeken naar de mate van functionaliteit en complexiteit van de platforms. Een lage mate van functionaliteit gaat vaak gepaard met een groot gebruiksgemak en vice versa. Ben je opzoek naar een platform met een hoog gebruiksgemak en wat minder functionaliteiten, dan kom je uit bij platforms als Whatsapp, Microsoft Teams of LinkedIn. Een voordeel van deze platforms is dat veel mensen er al dagelijks mee werken en ze dus laagdrempelig zijn in gebruik. Wil je juist een platform met meer functionaliteiten, dan kom je uit bij platforms zoals Embrace, HiveBrite of OpenSocial. Onderstaande afbeelding laat mooi dit onderscheid tussen soorten platforms zien.
Een community gaat namelijk vaak niet vanzelf vliegen.
Wat schuift dat?
Natuurlijk hangt de keuze van je community platform ook af van je budget. En.. duurder is in dit geval echt niet altijd beter, want er zijn legio voorbeelden van goed werkende communities op WhatsApp of LinkedIn. Geavanceerde platforms met veel functionaliteiten, zoals Embrace, kosten per jaar enkele duizenden euro’s aan licenties. Daarbij is het goed om rekening te houden met de kosten die daar bovenop komen voor contentontwikkeling en het modereren van het platform. Een community gaat namelijk vaak niet vanzelf vliegen.
Onze gouden tip
Ken je doelgroep. Wie gaan er uiteindelijk gebruik maken van het platform, wat zijn hun behoeften en hoe ziet hun dagelijks (werk)leven eruit? Wil iemand echt gebruik maken van het online platform – wat op zichzelf ook nog een vraag is – dan is het van belang om goed aan te sluiten op het dagelijks leven van je doelgroep. Is iemand bijvoorbeeld veel achter zijn laptop te vinden of juist op zijn telefoon? Zijn er al bestaande platforms waar iemand actief is t en kun je hierop inspelen? Dit zijn essentiële overwegingen om rekening mee te houden. Maak het gebruik van het online platform zo eenvoudig en aantrekkelijk mogelijk.
Wil je alle ins en outs weten van de marktanalyse die Techonomy voor ons deed?
Check dan het Techonomy rapport.