INTERVIEW || Wat er kan qua technologie staat soms haaks op wat er gebeurt in de praktijk. Het wordt nog complexer als je samen wilt werken met verschillende stakeholders met uiteenlopende wensen en belangen. In de regio Noord-Holland Noord is vorig jaar een initiatief gestart om regionaal samen te werken aan één oplossing voor elektronische toedienregistratie van medicatie. Eind juni wordt deze professionele app in gebruik genomen. Kitty de Jong vertelt in dit interview over de aanleiding voor dit initiatief en de uitdagingen die ze in praktijk tegenkomt.
Als Kitty de Jong, senior innovatieadviseur RvB, in 2018 bij Omring aan de slag gaat, loopt daar op dat al een pilot met een elektronisch ToedieningsRegistratie Systeem (e-TRS). Met een e-TRS teken je medicatie digitaal af als je het aanreikt of toedient bij een cliënt en heb je altijd een actuele toedienlijst bij de hand. Het vervangt – in theorie – de papieren toedienlijst.
“Toen ik bij Omring kwam werken was daar de behoefte om te investeren in medicatieveiligheid en gemak voor de zorgprofessionals via digitale toedienregistratie. Dan is de vraag: gaan apothekers en thuiszorgorganisaties in Noord Holland Noord allemaal een eigen e-TRS-oplossing kiezen of kunnen we dit regionaal aanpakken? Binnen Omring hebben we met de directeur thuiszorg en het bestuur besproken of we een bredere aanpak regionaal konden oppakken en of we met meerdere organisaties samen konden werken. Hier werd direct enthousiast op gereageerd.
Daarna zijn we in gesprek gegaan met andere VVT-organisaties en de koepel van apothekers. Zij reageerden ook positief en vanuit hier zijn we gesprekken gaan voeren over samenwerking. In de regio Amsterdam was er al ervaring opgedaan met regionale samenwerking. Mensen uit Amsterdam zijn gevraagd om hun ervaringen te komen delen. Dit maakte voor alle betrokkenen nog meer de toegevoegde waarde van samenwerking duidelijk. Indien alle organisaties hun eigen oplossing kiezen krijg je te maken met meerdere apps, koppelvlakken, werkprocessen en bovendien hogere kosten.
We hebben in 2020 besloten de volgende stap te zetten om een gezamenlijk selectie- en contracteringsproces in te gaan. Hierbij is een samenwerking gestart tussen Omring, De Zorgcirkel, Evean, Woonzorggroep Samen en Wilgaerden en de koepel van apothekers in de regio. Gezien de positieve ervaringen in Amsterdam hebben we de SIGRA (Samenwerkende Instellingen Gezondheidszorg Regio Amsterdam) gevraagd om ook onze regio te ondersteunen bij het selectie- en contracteringstraject.”
Samenbrengen van twee werelden
Wat volgens Kitty de allergrootste uitdaging blijkt, is het samenbrengen van de verschillende werelden van apothekers en zorgorganisaties “Elkaars werelden gaan begrijpen en dan blijven denken vanuit het “waarom” en handelen vanuit het beste voor allen, daar zit de kunst. Gelukkig merken we ook dat er meer begrip ontstaat wanneer we de gesprekken aangaan en als we aan elkaar duidelijk maken hoe onze workflows eruit ziet en hoe het systeem daarin past. Dan wordt er sneller water bij de wijn gedaan in de zoektocht naar de voor iedereen beste applicatie. Natuurlijk is het nog steeds een kwestie van mensenwerk om vervolgens alle stakeholders in de regio te mobiliseren.”
“Een belangrijke vereiste voor de regionale opschaling is het trainen van de apothekers en zorgprofessionals.”
– Kitty de Jong, Zorginnovatie Adviseur – Omring
Eind juni e-RTS live
Kitty: “De laatste tijd is het erg snel gegaan. We hebben een leverancier gekozen en gecontracteerd die aan alle eisen en veel van onze wensen voldoet. Hoewel het niet mogelijk is om aan alle wensen van alle betrokken stakeholders te voldoen, zijn we tevreden over het proces en de gezamenlijke keuze die is gemaakt. Inmiddels hebben we de koppelingen met de bronsystemen AIS en ECD’s gerealiseerd. Vanaf eind juni gaan we live met de implementatie van e-TRS.”
Uitdagingen bij implementatie
“De grootste uitdaging de komende periode ligt op het gebied van de implementatie”, vertelt Kitty. “Een belangrijke vereiste voor de regionale opschaling is het trainen van de apothekers en zorgprofessionals. Binnen Omring zijn eerst de supportmedewerkers en de teams op de functioneel beheer afdeling getraind, omdat zij straks de support moeten kunnen leveren aan de zorgprofessionals. Vanaf 10 juni worden de zorgprofessionals getraind om met de e-TRS app om te gaan. Ook de apothekers in het gebied waar we gaan starten zijn getraind.”
Kitty: “De zorgmedewerkers moeten leren hoe ze met de app om moeten gaan. Dit is de plek waar de medicatie van de patiënt in wordt geregistreerd, maar ook waar de werkafspraken worden genoteerd en waar je bijvoorbeeld kunt vinden hoe om te gaan met zelfzorg medicatie. De wijkverpleegkundigen dienen naast de app ook om te kunnen gaan met het webportal, waar onder andere nieuwe cliënten kunnen worden toegevoegd en waar wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Het is de bedoeling dat de papieren lijst op den duur volledig uit het beeld verdwijnt.”
Meer weten of vragen stellen aan Kitty?
SET-up organiseert op 10 juni een meet up waar Kitty de Jong en Harry Wildeboer het plan van aanpak, de ervaringen en de uitdagingen verder zullen toelichten. Zij stellen dan ook documenten vanuit de regio Noord-Holland Noord beschikbaar voor andere regio’s.
Inmiddels heeft de ‘Meet up’ plaatsgevonden, maar de replay is met deze link terug te zien.