Deel 4 – Zorg dat jij er niet in trapt! De meest voorkomende valkuilen…
INSPIRATIE || De evolutie van communities loopt vaak niet geheel vlekkeloos… In alweer het vierde deel van deze reeks naar de verkenning van de kracht en dynamiek van communities, gaan wij met de billen bloot. Dit-ging-helemaal-mis bij ons in het opzetten en begeleiden van communities of practice.
Het eerlijke verhaal centraal
In de eerste drie delen van deze reeks beschreven we de kracht achter communities, welke theorie eraan te grondslag ligt en hoe de juiste techniek daar een rol in speelt. De opgedane inzichten voor het opzetten én onderhouden van een bloeiende community of practice (CoP) delen we graag, want hoe zorg je nou voor die optimale leeromgeving? In dit deel staat ons eigen eerlijke verhaal centraal.
Best failures
We weten uit het werken met communities dat deelnemers graag leren van goede voorbeelden en best practices. Hoe doen koplopers het? En wat kunnen wij van hun aanpak overnemen voor een succesvolle aanpak in onze eigen organisatie, wijk of regio. Echter, wanneer je zelf in je eigen project bezig bent met innovatie en verandering, ondervind je regelmatig flinke uitdagingen, bijvoorbeeld over draagvlak creëren, collega’s meenemen in verandering of over allerlei ingewikkelde en langdurige besluitvorming. En dat is hard werken en soms echt niet altijd leuk.
In al die best practices en goede voorbeelden lees of hoor je dit vaak helemaal niet terug. Daar staat een succesvol geïmplementeerde en geborgde verandering centraal. Over de ‘bloed, zweet en tranen’ die dit gekost heeft, lees of hoor je weinig. Terwijl ook daar juist veel geleerde lessen in schuilen. En misschien nog wel belangrijker; herkenning en erkenning voor andere projectleiders die aan het zwoegen zijn. In een van onze programma’s zijn we destijds daarom gestart met een ‘Dit-ging-helemaal-mis-bij’ reeks, die ontzettend gewaardeerd werd. En daarom nu ook een dit-ging-helemaal-mis bij onszelf…
Wij weten toch ook wel wat belangrijk is?
Tja, dat zou je denken. Het is zo makkelijk om je in je enthousiasme te verliezen en allerlei mooie dingen op te tuigen. Natuurlijk alleen maar vanuit de beste bedoelingen, maar écht effectief? Nee, dat is het vaak niet.
Bij de start van het SET-up programma, ter ondersteuning aan organisaties die een e-health project om langer thuis te kunnen wonen implementeerden, leek het thema ‘ICT en privacy’ ons bijvoorbeeld heel belangrijk. Immers, een e-health implementatie raakt vaak aan de (kern) ICT infrastructuur van een organisatie en ook AVG en privacy kwesties maken soms onderdeel uit van de e-health implementatie.
We hadden daarom een ondersteuningsproces opgetuigd waarbij mensen een scan konden laten uitvoeren om te checken of ze voldeden aan de AVG en privacy wetgeving. Handig toch? Maar.. er is slechts één keer gebruik van gemaakt… We hebben later voor dit thema ook nog een webinar georganiseerd met interessante sprekers om verschillende invalshoeken in beeld te brengen. Het aantal aanmeldingen? Twee…
Het blijkt maar weer; het is zó belangrijk om vanuit de behoeften van de community te werken. Waar loopt men tegenaan? Wat zijn de knelpunten? Wat hopen ze te vinden binnen de community? Pas als je zicht hebt op de bestaande behoeften kun je als facilitator jouw rol goed vervullen. Maar hoe krijg je die behoeften inzichtelijk? Binnen SET-up zijn we actief uitvraag gaan doen naar de behoeften. Het werken met ambassadeurs heeft daarin een belangrijke rol gespeeld. Deze kerngroep van actieve leden binnen de community speelt een grote rol in het betrekken van de overige community leden. Door zelf verhalen te delen worden anderen ook geactiveerd om actief deel te nemen en hun eigen ervaringen te delen. Op die manier komen bestaande behoeften ook boven tafel. Op basis van deze behoeften konden wij passende ondersteuning inrichten. De onderwerpen van de webinars bijvoorbeeld bedachten we niet zelf en de community kwam zelf met de wens om meer mogelijkheden te hebben om met elkaar te sparren. Het was vervolgens onze rol om aanbod te ontwikkelen passend bij de vraag. We zorgden voor de juiste sprekers tijdens de webinars en organiseerden intervisiegroepen. En drie keer raden? Het aantal deelnemers dat deelnam aan deze activiteiten was alles behalve een handjevol!
“Werk vanuit de behoefte van de community.”
Copy – paste
Zoals besproken in het tweede artikel in deze reeks zijn er tal van platforms om deelnemers van een community online in verbinding te brengen. Zelf hadden wij binnen SET-up gekozen voor Embrace als community platform. Perfect geschikt voor de SET-up community en daarom wilden we dit ook gebruiken voor 2diabeat. 2diabeat is een wijkaanpak gericht op het verbeteren van de gezondheid van inwoners. Lokale sleutelfiguren, de aanjagers, coördineren de aanpak lokaal. Zij kunnen ontzettend veel van elkaar leren en elkaar inspireren, dus leek het logisch om Embrace ook als community platform voor 2diabeat te gebruiken. Uiteindelijk bleek Embrace minder geschikt dan gedacht. De 2diabeat community leden maakten eigenlijk alleen bij uitzondering gebruik van het online leernetwerk. Maar waarom? Het antwoord was simpel. Het gebruik van het online leernetwerk paste gewoonweg niet binnen de dagelijkse werkzaamheden van de lokale aanjagers. Het inloggen op een nieuw platform, liefst via de computer, was een te grote drempel voor ze. Hun gemiddelde werkdag speelt zich af in de wijk, in oefenruimtes of in spreekkamers. De community bleek daarom veel liever via Whatsapp met elkaar in contact te staan en Microsoft Teams te gebruiken voor het delen van bestanden. Een simpele, maar hele effectieve oplossing.
Zo zie je maar hoe belangrijk het is om actieve deelname binnen een community zo gemakkelijk mogelijk te maken. Het lijkt een inkoppertje, maar het copy-pasten van successen is geen garantie voor daadwerkelijk succes.
“Het kennen van de community is cruciaal!”
Een community opstarten? Easy
Alweer een aantal jaar geleden ontstond het idee om een community of practice rondom het programma ‘better in, better out’ op te zetten. Dit programma richtte zich op prevalidatie, een trainingsprogramma voor patiënten voorafgaand aan een zware operatie om de revalidatie achteraf voorspoediger te laten verlopen. De bewijslast voor prevalidatie was er niet, maar praktijkervaringen wezen op iets anders. Inhoudelijk een mooie voedingsbodem voor een community of practice en dus gingen we er vol voor. Na heel wat gesprekken met verschillende partijen en alle goede bedoelingen om er iets van te maken, moesten we toch concluderen dat het niets ging worden. Een community kan pas echt goed van de grond komen als het gezamenlijke belang groter is dan alle losse belangen en dat leek in dit geval te botsen. Uiteindelijk is het dus niet gelukt om de community van de grond te krijgen. Voor ons een goede reminder om écht te werken vanuit behoeften.
“Ook al lijkt een plan nog zo mooi, een community of practice kan pas bloeien als de deelnemers er zelf de meerwaarde van inzien.”
Vallen en opstaan
Dat is het. Het ondersteunen van een CoP is enorm dankbaar werk, want je faciliteert één groot leerproces. Tegelijkertijd blijkt maar weer dat ook wijzelf constant aan het leren zijn, want écht iedere CoP is uniek. Heerlijk dat vallen, maar nog fijner is het samen weer opstaan.
Bekijk ook het SET-up YouTube-kanaal met interessante opnames van webinars, meet-up’s en dergelijke.