INTERVIEW || Wat is de grootste uitdaging binnen het SET-up programma? Die vraag stelde SmartHealth ruim een jaar geleden aan programmadirecteur Pim Ketelaar. De uitdaging die Pim noemde – ‘Het meekrijgen van de medewerker, de organisatie en de zorgprofessionals’ – blijkt volgens programmamanager Pasquelle van Ruiten een jaar na dato onveranderd. ‘Een projectleider met affiniteit met technologie is waardevol, een projectleider met affiniteit met verandermanagement is nog veel waardevoller.’
3,5 jaar SET-up: ‘Hoe krijg ik ze mee’ nog steeds grootste uitdaging
Begin 2019 wordt door het ministerie van Volksgezondheid de Stimuleringsregeling E-health Thuis, oftewel SET, aangekondigd. Het doel van de SET is het op grotere schaal inzetten van e-health waardoor mensen langer thuis kunnen blijven wonen. Kennisdeling speelt daarbij een centrale rol. Daarvoor wordt een ondersteuningsprogramma, genaamd SET-up, in het leven geroepen. Vitavalley voert hiervoor het programmamanagement uit. Binnen dit programma worden er webinars, bijeenkomsten en leerthema’s aangeboden op basis van de belangrijkste vragen en behoeften van de SET-up deelnemers. Projectleiders maken zelf de keuze wat ze hiervan nodig hebben. “Eén van de belangrijkste kenmerken van SET-up is dat het vraaggestuurd is”, vertelt Pasquelle. “We hebben geen curriculum uitgewerkt met masterclasses of programma’s die jij als projectleider moet volgen zodra je gebruik maakt van de SET-subsidie. We leggen ons vertrouwen bij de expertise van de projectleiders en geven aan: weet ons te vinden zodra er iets is. Trek dan bij ons aan de bel en we helpen je verder. Daarnaast organiseren we webinars en bijeenkomsten, zodat deelnemers hun kennis kunnen ontwikkelen en delen we leerzame succesverhalen én uitdagingen van andere deelnemers.”
“We leggen ons vertrouwen bij de expertise van de projectleiders”
– Pasquelle van Ruiten, programmamanager VitaValley
Negen uitdagingen
In de eerste anderhalf jaar SET-up werden alle vragen die binnenkwamen vanuit de deelnemers verzameld en naast elkaar gelegd. Ziet men veel dezelfde vragen, is er een rode draad te vinden? “Op basis van die vragen zijn we tot negen thema’s gekomen en zijn er groepen gevormd rondom acht verschillende soorten e-healthtoepassingen”, vertelt Pasquelle. In de top drie staan de volgende uitdagingen:
1- Leiderschap
“Een belangrijke vraag binnen dit thema is: hoe krijg je ‘ze’ mee? Met ‘ze’ worden de cliënten, maar ook de zorgprofessionals bedoeld zoals de wijkverpleegkundigen, huisartsen of psychologen. Maar het gaat ook om het creëren van een lerende organisatie, waar geleerd wordt van dingen die wel werken, of niet werken.”
2- Structurele bekostiging
“De SET is zo opgezet dat je een subsidieaanvraag moet doen in samenwerking met een inkooporganisatie zoals een gemeente, zorgverzekeraar of zorgkantoor. Ondanks het commitment dat de handtekening van een inkopende partij geeft, blijft die structurele bekostiging van een innovatie in de praktijk uitdagend.”
3- Duurzame implementatie
“Daarmee doel ik op de overgang van een projectstructuur naar reguliere zorg en bedrijfsvoering. Vaak zie je dat innovatieprojecten in een klein team, dat vaak wat meer los staat van de organisatie, starten. Er komt een moment dat dit project reguliere zorg moet worden en dus ‘gewoon’ opgepakt moet worden. Dat blijkt in de praktijk lastig, want zolang mensen ergens verantwoordelijk voor zijn en ergens aandacht aan geven, gaat het goed. Zodra dit wegvalt, omdat er wordt verwacht dat iedereen er nu mee aan de slag gaat, storten projecten nog wel eens in. Binnen de SET-regeling is er daarom bewust aandacht voor duurzame implementatie. Het is een thema dat vanuit de projectleiders vaak wordt aangedragen. Met name binnen organisaties bij wie innoveren nog niet in het DNA zit. We zien daarbij een verschil tussen de koplopers die in het begin een subsidie aanvroegen om een lopend project te ondersteunen, en de organisaties die nog beperkt een visie op innovatie hadden en met de SET de mogelijkheid zagen om een subsidieaanvraag te doen voor een (enkelvoudige) e-health implementatie.”
De overige zes thema’s zijn Klantgerichtheid, Leren en opleiden, eHealth en technologie, ICT en infrastructuur, Regionale samenwerking en Ethiek en digitalisering. Deze negen thema’s vormen voor Pasquelle de eerste geleerde les als ze terugkijkt op de afgelopen drie jaar. “Dit zijn de thema’s en uitdagingen waar projectleiders mee te maken krijgen. Hier struikelen ze over. Weet dus dat als je met implementatie aan de slag gaat, je hiermee te maken krijgt.”
Maak werk van draagvlak creëren
Wat kan Pasquelle nog meer noemen als geleerde les als ze terugblikt op 3,5 jaar SET-up? “Maak werk van draagvlak creëren bij medewerkers en cliënten. De ‘Hoe krijg ik ze mee’-vraag kent daarin zijn oplossing en wil ik daarom extra belichten. Ik denk dat als je het aan alle projectleiders vraagt, dit onderwerp als de grootste klus en uitdaging wordt omschreven. Mijn advies is daarom: verkijk je hier niet op. Hier gaat veel aandacht naartoe. Een projectleider met affiniteit met technologie en innovatie is waardevol, een projectleider met affiniteit met verandermanagement is nog veel waardevoller.”
Vanuit het leernetwerk komen veel tips naar voren over het creëren van draagvlak, waaronder het ondersteunen van medewerkers bij het voeren van lastige gesprekken; ‘Waarom gaat zorg ineens via een beeldscherm en niet meer aan huis?’. Het delen van positieve verhalen en anekdotes via een peer-to-peer methode en het benadrukken van de voordelen van e-health voor de medewerkers én cliënten.
Samen kom je écht verder
“Samen kom je echt verder” noemt Pasquelle als derde geleerde les. “Goede voorbeelden kunnen soms intimiderend zijn. Helemaal als je het gevoel hebt dat het bij je eigen project niet zo lekker loopt. Dan kan het juist helpen om ook de uitdagingen en faalverhalen van anderen te horen en ‘Het eerlijke gesprek met elkaar te voeren’. Daar zien we de waarde van ons online leernetwerk. Het is een veilige omgeving waar alle ervaringen en vragen zijn toegestaan. Managers, bestuurders en politieke agenda’s houden we er bewust buiten. Binnen dit leernetwerk zijn projectleiders met verschillende achtergronden met elkaar verbonden. Zij zijn onderling erg genegen om hun kennis en ervaringen te delen.”
“Er is geen blauwdruk als het gaat om de implementatie en het gebruik van e-healthtoepassingen. Elke organisatie is anders en kent een andere context, maar door ervaringen met elkaar te delen kunnen we wél veel van elkaar leren.
Intelligent struikelen noem ik dat: vallen en opstaan. Continue lessen en inzichten uit de praktijk met elkaar delen. Zo komen we samen verder.”
– Pim Ketelaar, Programmadirecteur VitaValley
Begin met het waarom
Als vierde geleerde les noemt de programmamanager visievorming. Oftewel: begin bij het waarom. “Er is vaker over geschreven, maar een visie is onmisbaar als je duurzaam wilt implementeren”, zegt Pasquelle. “Je moet keer op keer in het proces kunnen teruggrijpen op die visie. Waarom doen we dit ook alweer? Moeten we iets aanpassen? Besef ook dat die visie mag veranderen of meegroeien. Drie jaar, over het algemeen de looptijd van het SET-programma, is een lange tijd. Maar blijf terugkomen op die visie. Waarom? Omdat je anders in de knoei komt met je duurzame implementatie. Zonder visie blijft een project snel een project, zonder dat het wordt opgeschaald binnen de bestaande organisatie. Die transitie verloopt makkelijker en efficiënter als je bij je visie blijft.”
“Les vijf: betrek de eindgebruiker en de omgeving”, zegt Pasquelle. “We doen nog steeds teveel aannames over wat de cliënt wilt, kan en nodig heeft, en we roepen nog veel te vaak dat we de cliënt écht centraal stellen zonder dat we dit daadwerkelijk doen. Het klinkt afgezaagd, maar het moet herhaald blijven worden.”
Gebruik blijven maken van het leernetwerk
Tenslotte hoopt Pasquelle dat projectleiders ook na afronding van hun SET-project gebruik blijven maken van het SET-up online Leernetwerk. “Vijftig procent van de afgeronde SET-COVID-19 projecten geeft in ieder geval aan dat zij na afronding van hun (subsidie)project gebruik blijven maken van het online SET-up Leernetwerk. Met name om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op het gebied van e-health in het algemeen of van de toepassing die men reeds heeft geïmplementeerd of om inspiratie op te doen voor mogelijke andere toepassingen. Het online SET-up Leernetwerk is nu een besloten bloeiende leeromgeving met ruim 1100 deelnemers. Ondanks dat wij de geleerde lessen en artikelen vanuit SET-up ook publiek delen via onze kanalen, krijgen we steeds meer vragen binnen over de mogelijkheid om de deelname aan het leernetwerk openbaar te maken. Daarom verbinden we ondertussen meerdere programma’s via het online leernetwerk, zoals Vliegwiel in de wijk en Digitaal Ouder Worden. Daarnaast kijken we naar de mogelijkheden voor verdere openstelling. We hopen daarmee een mooie bijdrage te kunnen leveren aan de digitale transformatie die nodig is om de zorg toegankelijk en betaalbaar te houden voor iedereen.”
foto: Bibi Veth