TERUGBLIK || Vier weken lang stonden slimme zorg en innovatie centraal in één van de vier regio’s in Nederland. SET-up organiseerde tijdens de Slimme Zorg Estafette wekelijks een talkshow waarin deelnemers uit de betreffende regio hun ervaringen, successen en mislukkingen met het implementeren van e-health delen. Tijdens deze vierde en tevens laatste talkshow vertellen projectleiders Thijs Mutsaerts (Surplus), Eva Leemhuis (ActiefZorg) en Corina Martin (Huisartsen Achtse Barrier) over het meenemen van zorgprofessionals in de verandering.
Met zijn verleden in de verpleegkunde, GGZ en wijkverpleging, weet Thijs Mutsaerts hoe het is om met zijn handen aan het bed te staan. Die kennis en ervaring neemt hij nu mee in zijn rol als projectleider bij Surplus, een zorg- en welzijnsorganisatie in Brabant. Drie jaar geleden startte daar een project om zeshonderd cliënten aan te sluiten op zorgtechnologie ter bevordering van zelfstandigheid en eigen regie. “We hebben een vrij traditionele beroepsgroep die gewend is om fysieke zorg thuis te leveren. Voor ons lag de opdracht: hoe kunnen we die handen van het bed af krijgen, maar toch kwaliteit van zorg leveren?”, vertelt de projectleider.
Terug naar de tekentafel
Er lag een implementatieplan klaar, er was een SET-subsidie beschikbaar, maar tijdens de halfjaarlijkse rapportage bleek het project heel anders te lopen. “Corona en de invloed die dat had op onze planningen speelde daarin onder andere een rol. De RVO gaf aan: we zien dat het effect heeft, dat jullie het op een goede manier aanpakken binnen de organisatie, maar dit is niet hoe we het hebben afgesproken. We zijn daarom terug gegaan naar de tekentafel om opnieuw ons project- en implementatieplan te schrijven. “We werken nu met focusgroepen waarmee we kijken naar wat hebben we geleerd, wat ging er goed, wat ging er fout? Ik kan vanachter mijn laptop van alles verzinnen, maar het gaat erom dat je weet wat er speelt in de teams. Wat hebben zij nodig? Wat heeft iedere individuele zorgmedewerker nodig om succesvol met zorgtechnologie te gaan werken?”
Eva Leemhuis is kwaliteits- en beleidsadviseur voor de wijkverpleging bij thuiszorgorganisatie ActiefZorg. Ze herkent de ervaring van Thijs en de noodzaak om de mensen in het veld heel actief bij je project te betrekken. Bij ActiefZorg is gebruik gemaakt van drie SET-subsidies. De reguliere SET-subsidie voor medicatieveiligheid en elektronische toedieningsregistratie en twee keer een SET-COVID-19 voor beeldzorg en medicijndispensers. Drie verschillende projecten, drie verschillende implementaties en daarmee ook alle drie een eigen leerschool, vertelt Eva.
“De dubbele medicatie controle wilden we oorspronkelijk via een applicatie gebruiken, maar tijdens het project werd er overgestapt naar een elektronisch cliënten dossier waarin een dergelijke functie geïntegreerd zat. Bij de elektronische toedieningsregistratie loopt er momenteel een pilot in de regio. Binnen die pilot wordt er continu samen met wijkverpleegkundigen gekeken wat er wel en niet werkt, zodat er een helder stappenplan uitgeschreven kan worden voor wijkverpleegkundigen die ermee aan de slag gaan. Het doel is om halverwege dit jaar alle teams over te hebben, zegt Eva. “De nieuwe manier van werken is veel praktischer dan hoe het voorheen ging, met een elektronisch dossier en een papieren map met toedienlijst. Dan is het makkelijk om mensen te enthousiasmeren. Wat ook meespeelt is dat de organisatie alles goed heeft voorbereid: zorgmedewerkers hoeven zelf niets uit te zoeken, maar kunnen rustig alle stappen volgen en komen er dan uit. We laten ze daarnaast continu weten dat ze met vragen of problemen mogen bellen of mailen. Je gesteund voelen door de organisatie is ook een heel belangrijke succesfactor naar mijn mening.”
“Laat teams zelf kijken wat ze interessant vinden, laat ze ermee experimenteren.”
Draagvlak binnen de organisatie
Toch heeft ActiefZorg ook een andere, minder succesvolle ervaring. “Toen duidelijk werd dat er een subsidie zou komen voor het inzetten van beeldzorg waren we hier niet op voorbereid, maar wilden we daar wel graag gebruik van maken. In drie dagen tijd hebben we onze aanvraag moeten schrijven. In die haast hebben we een belangrijke stap overgeslagen: is het uitvoerbaar voor de mensen op de werkvloer? We zaten in de eerste coronagolf dus ik was heel enthousiast over de mogelijkheden van beeldbellen. Daar dachten onze medewerkers heel anders over. Ze vonden het lastig om te bepalen bij wie en vooral hoe ze beeldzorg konden inzetten. Veel zorgverleners in de thuiszorg zijn natuurlijk heel praktisch ingesteld: wassen, aankleden, even in huis kijken of alles goed gaat. Dat kan toch allemaal niet op afstand? Daarnaast speelde de leeftijd van onze cliënten, gemiddeld zo’n negentig jaar, en het feit dat er vanwege Covid-19 minder begeleiding geboden kon worden bij het aanleren van de technologie, een rol.”
Inmiddels zijn de tablets retour en worden deze op andere plekken in de organisatie ingezet, bijvoorbeeld bij dementerende ouderen die ze gebruiken voor het bellen met familieleden. Ook worden de tablets nu ingezet bij de begeleidingstak van de organisatie. Zij waren direct enthousiast, omdat zij al veel meer gewend zijn om vooral te praten in plaats van fysieke handelingen te verrichten. Dat kan ook goed op afstand via beeldcontact.
Betrek vanaf het begin van het project de gehele organisatie, dat is volgens Eva de belangrijkste geleerde les. “Een project, in dit geval beeldzorg, moet passen binnen de visie van je organisatie. Alleen op die manier creëer je draagkracht. Daarnaast nemen we van deze ervaring mee dat het niet nodig is om alle teams in een keer over te zetten op een bepaalde technologie. Laat teams zelf kijken wat ze interessant vinden, laat ze ermee experimenteren. Misschien past bij het ene team de tablet wel, bij de andere een slimme bril en bij het andere slim incontinentiemateriaal. Het moet vooral ook een beetje leuk zijn en op die manier de toegevoegde waarde aantonen. Zo krijg je hopelijk een paar enthousiaste ambassadeurs die vervolgens de rest van de organisatie weer mee kunnen krijgen.”
Veranderingen kosten vaak meer tijd
Corina Martin is coördinator eerstelijnszorg bij Huisartsen Achtse Barrier in Eindhoven. Vanuit haar functie beheert zij ook het Buurtplein, een digitaal wijkplatform gericht op gezondheid en welzijn met (overwegend) gratis e-health tools voor wijkbewoners. “Hoewel wij ook snel onze subsidieaanvraag moesten doen, waren wij wel al meer dan drie jaar bezig met ons project. Ons platform stond, maar er kwamen letterlijk drie unieke bezoekers per week op. Op dat moment boden we vooral producten gericht op mentale gezondheid in samenwerking met MindDistrict. We besloten de subsidie te gebruiken om ons aanbod op het platform uit te breiden. We hebben verschillende eerstelijnszorg medewerkers mee laten kijken – wat vinden jullie goede app’s – en zo het platform aangevuld met meer e-health toepassingen voor lichamelijke gezondheid en welzijn. Een deel van de subsidie hebben we ingezet voor marketingdoeleinden.”
Het is een kwestie van tijd en een lange adem geweest, zegt Corina. “Ik heb me weleens afgevraagd: trekken we niet aan een dood paard? Zijn wij niet iets aan het maken waar de wijk helemaal niet op zit te wachten? Inmiddels lijkt het werk zijn vruchten af te werpen. Nu komen er dagelijks zo’n 15 unieke bezoekers op de site.”
Welke gouden tip hebben de drie experts voor hun collega’s in het werkveld die bezig zijn met implementeren?
Eva: “Leer als organisaties onderling ook van elkaar. Onder andere via SET-up bijvoorbeeld. Publiceer wat je doet, met welke toepassing, en hoe dit uitpakt. We zijn geen concurrenten, we zijn collega’s die met z’n allen de zorg voor heel Nederland bieden. Deel je mislukkingen en succesverhalen en laat anderen daarvan leren.”
Corina: “Neem de tijd, wees niet bang om fouten te maken en geef niet te snel op. Wij zijn ook bijna vier jaar bezig geweest voordat er eindelijk beweging in kwam.”
Thijs: “Ook bij projecten die topdown zijn bedacht kun, of moet je, medewerkers betrekken bij de keuzes die je maakt. Hoe klein of groot deze ook zijn. De kracht daarvan is dat het gedragen wordt door de werkvloer en dat is een cruciale succesfactor.”
Talkshows terugkijken?
Slimme Zorg Estafette (regio Oost) – Regionale samenwerking een fabeltje of reële mogelijkheid?
Slimme Zorg Estafette (regio West) – Zijn we aan het transformeren of aan het optimaliseren?
Slimme Zorg Estafette (regio Noord) – Toekomstig leiderschap, coachen 2.0?