INTERVIEW || “Je moet eerst terug naar de vraag: wat moet een innovatie precies oplossen? Aan die stap wordt uit enthousiasme soms voorbij gegaan”, zegt Meddy Weijmans. Ze is procesbegeleider en coördinator van het innovatieteam bij Geestelijke Gezondheidszorg Eindhoven en de Kempen (GGzE) en deelt haar visie en ervaring met het veranderproces in een organisatie.
‘We maken onszelf niet altijd geliefd’
“Ik ben opgeleid als psycholoog. Hoewel ik inmiddels al zeven jaar geen cliënten meer begeleid, is die achtergrond heel helpend in het werk met mijn collega hulpverleners. Ik noem mezelf procesbegeleider in plaats van projectleider, omdat ons team innovatie het eigenaarschap van een innovatie bij de zorg probeert te leggen. Wij willen het proces op alle mogelijke manieren ondersteunen, maar de wens om te innoveren moet vanaf de werkvloer komen. Dat is een belangrijke voorwaarde om een innovatie echt te borgen in een organisatie”, vertelt Weijmans.
Op de stapel ‘briljante mislukking’
GGzE houdt zich volgens Weijmans al jaren bezig met innoveren. “In 2013 startte hier het e-Lab. Destijds was dit een locatie waar technologische innovaties werden uitgeprobeerd en waar prototypes werden ontwikkeld. Soms op initiatief van zorgverleners, maar altijd in nauwe samenwerking met cliënten. Gaandeweg groeide dit lab door en veranderde de opdracht vanuit de Raad van Bestuur van ‘breng innovatie van de grond’ naar ‘breng innovatie naar de werkvloer’. Er is letterlijk gekeken wat we allemaal in de kast hadden liggen en welke innovaties daarvan op de stapel ‘briljante mislukking’ konden en welke de moeite waard waren om daadwerkelijk te gaan gebruiken of verder te onderzoeken. De meeste belandde op die eerste stapel.”
“We weten goed wat er speelt en waar je in de praktijk tegenaan kan lopen.”
– Meddy Weijmans – Procesbegeleider en coördinator bij GGzE-
Niet alleen de opdracht voor het team veranderde, ook kreeg het team een andere samenstelling. “In het ‘oude’ e-Lab zaten nog wat meer mensen met veel verstand van of passie voor techniek. In het huidige team zitten mensen die affiniteit hebben met techniek, maar ook allemaal een achtergrond of ervaring in de zorg hebben. We weten goed wat er speelt en waar je in de praktijk tegenaan kan lopen.”
Uit het oog verloren welk probleem je wilt oplossen
Volgens Weijmans is één van de krachten van het innovatieteam van GGzE dat ze letterlijk vertragen. “We gaan altijd eerst terug naar de vraag: wat moet een innovatie oplossen? Wat is het doel en wat wil je bereiken? Uit enthousiasme worden deze stappen soms overgeslagen. Er wordt gefocust op de techniek en daarmee uit het oog verloren wat er precies moet worden opgelost en of dié techniek inderdaad de beste oplossing daarvoor is”.
“Natuurlijk maakt ons dat niet altijd geliefd”, zegt de procesbegeleider. “Als jij aankomt met een grandioos app-idee is het niet leuk als je te horen krijgt dat we jouw probleem mogelijk ook anders kunnen oplossen en dat je vertraagd wordt in je enthousiasme en idee. Gisteren sprak ik een hulpverlener met een concept voor een digitaal spel. Dat spel moest online, want je kunt niet met speldozen langs de scholen, was de gedachte. Dan stellen wij de vraag: heb jij aan de doelgroep gevraagd of dat zo is? Willen ze het inderdaad digitaal? Nee, dat was nog niet gevraagd. Dus dan loopt zo iemand een tikkeltje beduusd bij ons de deur uit.”
Een digitale toepassing moet van meerwaarde zijn, geen doel op zich, benadrukt Weijmans. “Als je bij ons in behandeling komt, dan kun je van te voren in ons e-health platform – een module volgen waarin we uitleggen hoe je hier terecht komt, wat de parkeerroute is, wat je kunt verwachten etc. Er werd geconcludeerd dat sommige jongeren die module eigenlijk nooit openden. Hoe zorg je dan dat deze informatie tot hen komt? Het is verleidelijk om te bedenken dat je op het platform speciaal iets voor jongeren gaat bouwen, maar het kan veel simpeler. We bundelden alle informatie in een e-book dat via Whatsapp gedeeld kan worden. Functioneel én een heel stuk laagdrempeliger.
Hoe krijg ik ‘ze’ mee?
Als Weijmans terugkijkt op de afgelopen paar jaar en de innovaties die ze heeft opgepakt bij GGzE, kan ze een aantal concrete tips geven over het meekrijgen van zorgverleners en over het borgen van een innovatie in de organisatie.
“Een heel belangrijke tip wat mij betreft is deze: leg het eigenaarschap van een innovatie in de zorg. De wens voor de inzet van die technologie moet komen vanuit een zorgverlener of manager. Zij zijn namelijk in de beste positie om hun collega’s mee te krijgen. Daarbij speelt het what’s in it for me? een belangrijke functie. Als je uit kunt leggen waarom een cliënt hier beter van wordt, dan zul je daarmee snel een gevoelige snaar raken bij een hulpverlener. Dat zal hen vaak motiveren.”
Bij het stukje ‘what’s in it for me’ speelt communicatie een belangrijke rol, zegt Weijmans. “Maak gebruik van gedragstermen, zodat helder is wat de bedoeling is van de inzet van die innovatie. ‘Meer regie bij de cliënt’ is nietszeggend, hoe ziet dat er dan uit? Wat betekent dit voor jouw werk? Zorg dat je letterlijk en eenduidig communiceert.” Het is volgens Weijmans in dit proces ook belangrijk om te benoemen wat er gaat veranderen. “Wat ga je verliezen door de zorg op een andere manier te doen? Wat komt er juist bij? Wat is een positieve verandering en waar kun je tegenop zien? We zijn vaak geneigd om alleen te benadrukken welke positieve veranderingen er voor jou in zitten, maar het is ook goed om open te bespreken welke veranderingen misschien minder prettig zullen zijn of waar je aan zult moeten wennen. Maak al die zaken bespreekbaar. Dat kost tijd en energie, maar je bespaart ook frustratie achteraf.”
See, feel, change
Tenslotte maakt Weijmans naar eigen zeggen vaak gebruik van de – door haar geleende – uitdrukking ‘see, feel, change’. “Mensen moeten voelen waarom ze willen veranderen. Redenen als ‘omdat we het anders financieel niet redden’, ‘omdat onze doelgroep wegloopt’, ‘omdat collega instellingen het anders doen’ blijven soms abstract. Het ervaren is daarin belangrijk. Een tijd geleden hebben we een aantal jongere cliënten uitgenodigd. Tijdens een pizzasessie konden deze jongeren vertellen over hun verwachtingen, wensen en behoeften t.a.v. GGzE. Sommige aannames vanuit hulpverleners werden onderuit gehaald; zij waren zich eigenlijk van geen kwaad bewust. Door dit expliciet én van jouw eigen cliënten te horen zorgt ervoor dat je voelt dat er iets moet veranderen. Je wilt het voor hen goed doen. Een sterkere motivatie is er vaak niet voor zorgverleners.”