INTERVIEW || In een serie van drie artikelen lichten we in de komende periode een regionale samenwerking tussen drie grote zorgorganisaties in Twente toe. De nachtzorg in de regio gezamenlijk oppakken is al een grote stap, helemaal als er wordt besloten dat er gewerkt gaat worden met digitale sleutelkluizen waarvoor ook de systemen op elkaar aangesloten moeten worden. In deze aflevering vertelt de stuurgroep over hun ervaring met deze samenwerking en de implementatie van 4.500 sleutelkluizen.
Van rinkelende sleutelbos naar slimme kluis
Silvia Hoek is manager zorg bij Carintreggeland, Herman Schoemaker is manager wijkverpleging en regiomanager Borne bij zorgorganisatie TriviumMeulenbeltZorg (TMZ) en Jeroen Kip is verantwoordelijk voor centraal facilitair beheer en services bij ZorgAccent. De drie professionals vormen samen de stuurgroep binnen het project regionale woningtoegang. De drie organisaties, ZorgAccent, TMZ en Carintreggeland, werken al een paar jaar samen, onder andere om de nachtzorg in de regio gezamenlijk te regelen. “Vanuit het project nachtzorg werd gesteld dat een gezamenlijke toegang wenselijk was. Van daaruit is het project Regionale woningtoegang opgestart waar wij allen vanaf het begin bij betrokken zijn geweest”, vertelt Hoek. 
“Bij TMZ reden we tot dit project aan toe nog rond met een sleutelbos in de tas”, vertelt Herman Schoemaker. “We zijn samen gaan kijken naar een veilige, betrouwbare en vooral toekomstbestendige oplossing. Innovaties gaan natuurlijk snel, maar we hadden wel de wens om voor een oplossing te kiezen waarmee we de komende vijf tot tien jaar vooruit konden.” Het systeem waarvoor gekozen wordt heet de Clavisio Smart. Deze digitale sleutelkluis kan door een app geopend worden, mits je daarvoor geautoriseerd bent. Het systeem houdt bij welke personen toegang tot een kluis krijgen en wie de kluis heeft geopend en wanneer.
Project Regionale woningtoegang
Is deze manier van samenwerken tussen de drie organisaties uniek? “De uitkomst in ieder geval wel”, zegt Schoemaker. “Veel organisaties werken wel samen, maar vaak gaat het niet zo de diepte in. Wij hebben in deze samenwerking over onze eigen grenzen heen gekeken en hebben samen de burger en onze medewerkers centraal gezet”.
Kip: “Een mooi voorbeeld daarvan is hoe de cliëntenraden van onze drie organisaties elkaar hebben opgezocht. Op dit moment is er nog geen vergoeding voor woningtoegang. Voor personenalarmering is deze er deels wel, maar die indicatie loopt stroef en wordt nog maar mondjesmaat toebedeeld door zorgverzekeraars. Men is op allerlei fronten bezig om hier beweging in te krijgen. Samen één vuist kunnen maken als cliëntenraden van verschillende organisaties werkt daarin effectief.”
Hoek: “Het feit dat cliënten zelf moeten betalen voor de sleutelkluizen was een grote hobbel. Cliënten waren dit niet gewend en wij moesten als organisaties zelf het tarief gaan bepalen. Daarvoor zijn onze inkoop afdelingen samengekomen, om deze contracten samen op te stellen. Maar ook onze communicatie-afdelingen hebben samengewerkt om de boodschap naar de cliënt toe helder te krijgen. Je ziet dat samenwerken vaak wat hoger in de organisatie blijft hangen en dat was bij dit project niet het geval. Hier hebben echt alle onderdelen van de organisatie de samenwerking mogen ervaren.”
Bottom up
Schoemaker: “Sterker nog: we zijn extreem bottom up begonnen. Met bestuurders erbij aan tafel gaat het snel over overstijgende zaken. We hebben tegen hen gezegd: we halen jullie erbij zodra er een handtekening moet worden gezet of een knoop moet worden doorgehakt. We hebben alle drie van onze bestuurders dit vertrouwen gekregen, waardoor het ook mogelijk was om op deze wijze te werken.”
Hoek: “We hebben ons als organisaties ook heel open naar elkaar opgesteld door onder andere onze business cases met elkaar te bespreken.. Dat is uniek en in het begin wel wennen, maar het zorgt wel voor een hele stevige, vertrouwde basis van een samenwerking.”
Inmiddels zijn er 4.500 sleutelkluizen in de regio geïnstalleerd. Wat kan er nog beter? Hoek: “Wij hebben als organisaties de kluizen gekocht. Als een cliënt nu van zorgorganisatie wisselt, dan moet de kluis fysiek van de muur gehaald worden en moet er een andere kluis opgehangen worden. Dat willen we niet meer. We hebben slimme kluizen, laten we daar slimme dingen mee doen. Bijvoorbeeld zorgen dat je zo’n verhuizing puur op systeemniveau kunt doorvoeren, zonder dat daar een monteur aan te pas hoeft te komen. Daarnaast krijgen we ook steeds meer verzoeken van andere samenwerkingspartners zoals ambulance, huisarts of mantelzorgers die ook gebruik zouden willen maken van de kluizen. Technisch gezien kan dat, alleen moet je kijken of dit AVG-technisch en veiligheidshalve goed ingeregeld kan worden.”
Welke gouden tip of advies zou je meegeven aan een organisatie die voor een soortgelijke regionale samenwerking staat?
Schoemaker: “Zoals Silvia eerder benoemde hebben wij de kluizen alle drie gekocht, waardoor de uitwisselbaarheid ingewikkeld is geworden. Achteraf gezien hadden we liever het geld bij elkaar gelegd en één organisatie de aanschaf laten doen. Natuurlijk zitten daar haken en ogen aan qua contracten en risico’s, maar dat had veel gedoe gescheeld.”
Hoek: “Ik denk daarnaast dat het goed is als gemeenten en woningbouwverenigingen hun blik ook meer op te toekomst richten. Bereid je bij het bouwen van nieuwe gebouwen voor op zorg van de toekomst die daar geleverd gaat worden en houd dan dus al rekening met de vorm van woningtoegang die plaatst. Dat scheelt zoveel werk in een latere fase.”
In de volgende en tevens laatste aflevering vertellen Selda Hustali, concerncontroller bij Carintreggeland, en Manon Kerkhoff, manager cliënt en markt bij Carintreggeland, over de financiële implicaties van de regionale samenwerking en slimme sleutelkluizen.