INTERVIEW || Vanaf begin dit jaar hebben zorgorganisaties Carintreggeland, TriviumMeulenbeltZorg (TMZ) en ZorgAccent hun nachtzorg centraal georganiseerd. Cliënten worden geholpen door een team van medewerkers van Thoez Twente, de gezamenlijke coöperatieve vereniging van de drie organisaties. Een technische vereiste voor het samenwerken in de wijkzorg om de zorg efficiënter te organiseren met elkaar, was het faciliteren en implementeren van slimme sleutelkluizen. Dianne Sleegers, projectleider bij Carintreggeland en Rianne Nijland, coördinator bij ZorgAccent, blikken terug op de afgelopen maanden en delen hun geleerde lessen over deze regionale samenwerking
‘Een uitdagende regionale samenwerking werd succesvol door het sterke gevoel om het samen te doen’
Dianne Sleegers: “Samen met mijn collega projectleider Mark Mevius ben ik verantwoordelijk voor de implementatie van nieuwe processen of systemen. In maart 2021 namen wij dit project over van een externe projectleider.” Rianne Nijland is coördinator bij ZorgAccent. “Ik werd bij het project betrokken toen de SET-aanvraag al was gedaan en er al veel voorbereidingen waren getroffen. Ik wist van te voren niet hoeveel tijd en energie in dit project zou gaan zitten, daar had ik me van te voren wel op verkeken.”
Sinds 2019 werken ZorgAccent, Carintreggeland en TriviumMeulenbeltZorg (TMZ) samen in de coöperatieve vereniging ThoeZ Twente. Met de oprichting van ThoeZ komt er één loket om de nachtzorg en specialistische handelingen centraal te regelen. Begin dit jaar kwam hier de regionale uitrol van de slimme sleutelkluis bij. Een samenwerking waarbij zelfs de systemen van de verschillende organisaties op elkaar moesten worden afgestemd en aangepast.
Communicatie is key
Nijland: “De samenwerking gericht op de digitale sleutelkluizen is niet alleen groot, maar erg intensief. We hebben echt als organisaties moeten kijken hoe we elkaar gingen vinden. ZorgAccent is een organisatie die minder van protocollen en projectplannen maken houdt. Dat ging altijd goed, maar in deze samenwerking was dat soms best een uitdaging.”
Sleegers: “TMZ, ZorgAccent en Carintreggeland zijn drie totaal verschillende organisaties. Wij zijn juist wél gewend om alle processen volledig uit te werken, dat zit in het DNA van onze organisatie. Dat maakte het samenwerken met organisaties die anders werken inderdaad af en toe uitdagend.
Nijland: “Plus: als vanaf de start volkomen duidelijk is wie wat moet doen, dan verloopt het traject ook anders. Dat zou een goede les zijn voor een volgende keer: sneller samen aan tafel en helder op papier krijgen hoe de taakverdeling zit.”
Sleegers: “Je moet duidelijk naar elkaar uitspreken wat je verwacht. Ik ben zelf projectleider en had verwacht dat er in de organisaties met wie we gaan samenwerken ook projectleiders zitten die weten welke taken er moeten gebeuren en dit zelfstandig oppakken. Maar de ene projectleider is de andere niet, en als jij vanuit jouw functie gewend bent om andere soort taken te doen, dan kan dat ook verwarrend zijn. Kortom: goed met elkaar communiceren is van groot belang.”
Samen een succes ervan maken Los van de uitdagingen die de projectleider en coördinator eerlijk benoemen, benadrukken de twee dat het doel van de verschillende organisaties vanaf het begin hetzelfde was: hier samen een succes van maken. “Wat ik mooi vond om te merken”, zegt Sleegers, “is dat er een sterk gevoel heerste onder alle projectleiders om hier een succes van te maken. Met elkaar. We wilden hier echt samen een groter doel bereiken. Af en toe vonden er stevige discussies plaats, maar we kwamen er wel altijd uit.”
Nijland: “Vanaf de start wilde iedereen dezelfde kant op, we hadden hetzelfde doel voor ogen: de slimme sleutelkluizen uitrollen zodat we samen konden gaan werken in de nachtzorg door een gezamenlijk woning toegangssysteem.” Samenwerken in de regio biedt ook de mogelijkheid om van elkaar te leren, zegt Nijland. “Wij hebben veel geleerd van Carintreggeland en de manier waarop zij werken.”
Hoe staat het er nu voor?
Sleegers: “We staan nu op driekwart van de kluizenuitrol. Het grootste deel van de kluizen is dus al in werking. Dat betekent dus ook dat we nu nieuwe praktijkervaringen opdoen, dingen leren die we van te voren misschien niet hadden bedacht. Een voorbeeld daarvan is de centrale toegang in een flatgebouw. Daar zit ook een sleutel in. Wanneer het alleen je eigen VVT-organisatie is, kun je zoiets makkelijk oppakken. Maar wie regelt nu de sleutel? Daar moet je dan ook ineens nog afspraken over maken.
Nijland: “Iemand die in de zorg werkt, had daar misschien van te voren wel aan gedacht. Dat heb ik in dit project aan onze kant ook geleerd: we hebben de wijkverpleegkundigen dit keer te weinig mee laten denken. Normaliter vliegen we altijd zorgprofessionals in bij nieuwe projecten en dat is er dit keer in alle vaart en drukte bij ingeschoten. Het project kostte nu al bakken met tijd, ik was allang blij dat ik gedaan kreeg wat ik moest doen, zodat ik ook nog tijd over hield voor andere werkzaamheden. Maar daardoor gebeurt het dat je dit soort steken laat vallen.”
Naast Rianne Nijland en Dianne Sleegers en haar collega Mark Mevius, zijn ook Dinanda Jansen, Manager Zorg bij TMZ en Ellen Meijer, wijkverpleegkundige bij TMZ, betrokken bij het project. Nijland: “Bij TMZ was tot op dit moment helemaal nog niet met kluisjes gewerkt, dus dat was nog weer een andere startsituatie. Voor hen kwamen er dus ook andere uitdagingen op hun pad. Het was heel waardevol dat Ellen vanuit haar praktijkervaring mee kon kijken en input kon geven. Ook bij TMZ zijn er bergen verzet om dit project mogelijk te maken.”
Welke gouden tip of geleerde les zouden de dames mee willen geven?
Sleegers: “Bespreek van te voren de verwachtingen over elkaars taken en verantwoordelijkheden. Van te voren weten waar je aan toe bent, helpt frustraties te voorkomen. Het hoeft geen probleem te zijn als organisaties totaal anders werken, maar je wilt wel van te voren weten waar je aan toe bent.
Nijland: “Klopt, je gaat een organisatie niet veranderen en dat moet je ook niet willen. Wat wel van groot belang is, is dat je weet met wie je samenwerkt. Zorg dus dat je van te voren goed kennismaakt met elkaar. Neem de tijd om elkaar te leren kennen en begrijpen. Snap waar iedereen vandaan komt. Nogmaals: je hoeft niet gelijk te zijn, maar je moet dit wel uitspreken.”
Sleegers vult aan: “In het begin deden we door Corona alles op afstand, dat hielp niet mee. Toen het eindelijk weer mocht zijn we een dag met z’n allen op locatie gaan zitten. Dat was niet alleen leuk, maar ook heel bevorderlijk voor de samenwerking.”