INTERVIEW || Van fouten kun je leren. Toch zijn we geneigd om eerder onze successen te delen dan onze mislukkingen te openbaren. In deze nieuwe reeks delen SET-up-deelnemers wat er bij de implementatie van e-health he-le-maal mis ging. Deze week het verhaal van: Hobbe Jan Hiemstra, werkzaam als informatiemanager en projectmanager e-health bij ARQ Nationaal Psychotrauma Centrum.
‘Een daverend succes? Na vier maanden was er vrijwel niets met de app gebeurd’
“Vorig jaar deden we een VIPP-project binnen ARQ en dat zorgde ervoor dat bij veel mensen in de organisatie de ogen open gingen voor de mogelijkheden van digitale zorg. Verrassend genoeg komen er sindsdien steeds vaker medewerkers naar mij toe met de wens of het verzoek een bepaalde technologie uit te gaan proberen. Wij waren gewend dat wij met innovaties op de werkvloer aan het leuren waren en medewerkers tegen ons zeiden: dat willen we niet. De omgekeerde wereld dus.
Een concreet voorbeeld is een app gericht op emotie-regulatie. Twee teamleden kwamen vol enthousiasme naar me toe, of zij deze app mochten gaan gebruiken. De app integreerde feilloos met ons patiëntenportaal, dus het leek ogenschijnlijk een perfecte innovatie voor ons. Ik kocht de app daarom in en zorgde dat alles aan de achterkant geregeld was. Iedereen ontving van mij een handleiding en ze konden aan de slag. Je raadt het al: het was een daverend succes.
Met schaamrood op de kaken
Of toch niet? Na vier maanden was er vrijwel niets met de app gebeurt. Wat was er aan de hand? Ondanks het enthousiasme aan de start, bleek het in de praktijk een stuk lastiger om daadwerkelijk met de app aan de slag te gaan. Zelfs de teamleden die in het begin heel enthousiast waren, gaven aan dat het lastig was om er tijd voor te maken. De technologie bleek ook lastiger om mee te werken dan aanvankelijk werd gedacht. Voor de minder digivaardige collega’s leverde dat een grote uitdaging op. Tenslotte moesten er ook passende patiënten worden gevonden om de app mee uit te testen. Ook dat bleek lastig. Dit alles zorgde ervoor dat het project volledig stil kwam te staan. De eens zo enthousiaste behandelaren moesten met schaamrood op de kaken bekennen dat het toch niet zo goed lukte…
Ik besefte me dat er meer ondersteuning nodig was, vooral om iedereen een stukje zekerheid te bieden. Je hoeft het niet alleen te doen. Sterker nog, het inzetten van een lichte groepsdruk werkt in zo’n geval ook effectief. Met de teamleden die met de app willen en kunnen werken komen we nu periodiek samen en maken we afspraken over wat, wie, wanneer test. Als het dan niet lukt en iemand heeft weer niets gedaan, is dat toch een stuk ongemakkelijker om toe te geven. Terwijl het aan de andere kant ook motiverend werkt als je van collega’s positieve verhalen hoort en er voldoende ondersteuning beschikbaar is.
“Maak een plan en ga dan aan de slag”
– Hobbe Jan Hiemstra – innovatiemanager, ARQ Nationaal Psychotrauma Centrum
Gebrek aan een implementatieplan
Deze ervaring toont een belangrijke les aan. Namelijk dat je voor iedere innovatie, of deze nu vanaf management of de werkvloer komt, een gedegen implementatieplan moet hebben. Anders gaat het gewoon niet lukken. Wat we bij deze app zagen gebeuren, is dat er vanaf de werkvloer enthousiast werd gereageerd, een aanvraag werd gedaan, en wij hier te snel en ad hoc op in zijn gegaan. We hebben het letterlijk gewoon aangezet en hebben als het ware gezegd: ‘succes ermee’. Er was geen uitgedacht plan en geen implementatiestrategie. Besef dat je, zelfs al is het een kleine innovatie of is er veel enthousiasme voor de techniek, altijd een gedegen plan moet hebben, anders gaat het niet lopen.
De app bleek na een paar maanden geen daverend succes te zijn, maar ermee stoppen was voor ons geen optie. De mensen die ermee moesten werken waren nog steeds enthousiast over de techniek en zagen de toegevoegde waarde, ze kwamen alleen barrières tegen die de inzet ervan vermoeilijkte. Kortom: de manier waarop we de techniek uit rolden was niet goed, maar de innovatie zelf was goed. Dat sluit dus aan bij mijn punt hierboven: maak een plan en ga dan aan de slag.
Het succesrecept voor jullie organisatie
We weten dat we een lange adem nodig hebben, maar we verwachten er uiteindelijk wel te komen. Een waardevolle les die ik leerde en tip die ik mee wil geven is dat iedereen – patiënten, behandelaren, organisaties – anders is en dat je daar rekening mee moet houden. Je kunt gebruik maken van bepaalde succesvolle implementatietechnieken, maar je zult toch echt moeten kijken wat er bij jullie werkt. Neem succesvolle voorbeelden tot je, speel met de ingrediënten die elders goed werken, leer, pas aan en kijk vervolgens wat het succesrecept moet worden voor jullie eigen team, patiënten en organisatie.”
>Online workshop Falend Vooruit
Wil jij meer weten over de kracht van faalverhalen en hoe je hier zelf mee aan de slag kunt? Geef je dan op voor de online workshop Falend Vooruit op 19 april van 15-16 uur. Meer info en aanmelden vind je hier.