INTERVIEW || Wanneer drie zorgorganisaties besluiten om de woningtoegang naar hun cliënten regionaal aan te gaan vliegen, is er ook een innovatieve toepassing nodig om dit mogelijk te maken. Voor cliënten betekent dit aan de ene kant dat er altijd snel en ook op onverwachte momenten, zorg geleverd kan worden. Aan de andere kant moeten cliënten voor het eerst zelf betalen voor hun slimme kluis. Hoe pak je dit als organisatie aan?
De Twentse zorgorganisaties ZorgAccent, TMZ en Carintreggeland werken al een paar jaar samen. Sinds begin dit jaar uit zich dit in het regionaal oppakken van de nachtzorg. Door ‘project nachtzorg’ ontstaat er ook behoefte aan gezamenlijke woning toegang door middel van slimme, digitale sleutelkluizen. Een digitale sleutelkluis kan via een app worden geopend zodra een medewerker hiervoor is geautoriseerd. Zodra er zorg nodig is bij een cliënt van een van de drie organisaties, krijgt een speciale nachtzorgmedewerker toegang tot de desbetreffende kluis. Zo hoeven er in de nacht niet onnodig veel mensen van alle drie de organisaties op de been te zijn, wat zeker met personeelskrapte heel wenselijk is.
“Bij Carintreggeland willen we cliënten waardevol ondersteunen en bijdragen dat zij zo lang mogelijk zelfstandig thuis kunnen leven. Door de inzet van kluizen kunnen mensen met een lichamelijke beperking langer zelfstandig thuis wonen. Daarnaast draagt de slimme sleutelkluis bij aan veiligheid. De slimme sleutelkluizen zorgen ervoor dat collega’s snel en veilig naar binnen kunnen zonder dat ze een sleutel bij zich moeten hebben”, zegt Selda Hustali, concerncontroller bij Carintreggeland.
Manon Kerkhoff: “Ongepland zorg zonder een centraal systeem wordt ook steeds lastiger. Je kunt bijna niet regelen dat je per cliënt een andere manier hebt om naar binnen te komen. Als je in dossiers moet bijhouden bij wie er een sleutel onder de mat ligt of iets dergelijks. Dat is niet de veiligheid waar wij voor staan.”
Cliënten betalen
Zo’n intensieve samenwerking vraagt veel van de drie organisaties. Zowel voor werknemers, als de projectleiders als de managers. Hustali is vanaf het begin betrokken geweest als controller. Hustali: “Ik heb mee nagedacht over de business case van het project regionale woningtoegang. Onder andere over welke tarieven er gehanteerd moeten worden en wat kan er aan cliënten gevraagd worden.”
Kerkhoff is tevens werkzaam bij Carintreggeland. Ze werkt als manager cliënt en markt. “Ik ben verantwoordelijk voor zorgcontractering, dus ik sluit contracten met zorgkantoren, gemeenten en zorgverzekeraars. Ik ben meer op de achtergrond betrokken. Wij maken in de regio op veel fronten afspraken met de zorgverzekeraar en andere zorgorganisaties. In het geval van de regionale woningtoegang: hoe zorg je voor een dekkende financiering?”
Carintreggeland en ZorgAccent hadden beide al kluizen hangen, bij TMZ reed het personeel tot voor kort nog met een sleutelbos rond. Bij de andere twee waren het ook nog mechanische kluizen met sleutels. De cliënt betaalde destijds nog niet zelf voor de kluis. Wel voor personenalarmering, maar niet voor de kluis. “De financiering van de kluis kwam eerst tot stand door de subsidie en kwam later uit de eigen zakken van onze drie zorgorganisaties. Daar moest ook een oplossing voor komen. Dankzij de digitale sleutelkluizen is de woningtoegang veel efficiënter geregeld, maar de cliënt moet nu wel zelf betalen voor de woning toegang”, zegt Hustali.
Hoe werd er door cliënten gereageerd op de kosten? Hustali: “De sleutelkluis was voorheen gratis wanneer er bij ons personenalarmering werd afgenomen. Daar kwam april vorig jaar verandering in. Voorafgaand hebben we verschillende brieven aan onze cliënten gestuurd. We hebben de nieuwe samenwerking aangekondigd en de nieuwe tarieven doorgegeven. Voor bestaande cliënten bouwen de kosten gedurende vier jaar op, dus pas na vier jaar zit je op 100% van de kosten. Alle organisaties hanteren hetzelfde tarief, dat hebben we gezamenlijk afgesproken. Nieuwe cliënten starten direct met een digitale kluis en betalen direct het volledig tarief”, licht Kerkoff toe.
Samenwerken met zorgverzekeraar
De drie organisaties binnen project regionale woning toegang hebben de kluizen met z’n drieën gekocht. De inkoop werd direct met de leverancier geregeld. Doordat alle organisaties hun eigen kluis hebben, moet er in de praktijk van kluis worden gewisseld zodra een cliënt van organisatie wisselt. “Dat proces moet simpeler kunnen en dat gaat vanaf 2023 ook het geval zijn, dan hoeft de kluis niet meer van de muur”, zegt Hustali. “Achteraf hadden we dit iets anders moeten aanpakken om interne verrekeningen te voorkomen.”
Hoe kijkt Kerkhoff aan tegen de samenwerking met de zorgverzekeraar? “We merken helaas op dat wijkverpleging an sich niet kostendekkend is. Dat ligt niet alleen aan de zorgverzekeraar, maar ook aan de dynamiek in de wijk. Doordat er minder volume is, kunnen de overhead kosten minder goed worden gedekt. De zorgverzekeraar is zeker aangehaakt en faciliteert ons om de samenwerking te stimuleren, maar het kostenplaatje is nog even complex. In het project hebben we vooral de cliëntenraden ingezet om voor de cliënten een vergoeding te krijgen van of de zorgverzekeraar of de gemeente. Hiervoor hebben we ook de cliëntenraden samengebracht. Zij hebben een brief gestuurd aan de zorgverzekeraar en we hebben contact met Actiz om landelijke aandacht voor vergoeding te krijgen.”
Geleerde lessen
Hustali: “Het project woningtoegang loopt bijna op z’n einde. Natuurlijk bestaat ieder project uit leermomenten. Al doende kom je dingen tegen die je anders zou doen. Een concreet voorbeeld: bij het opstellen van de business case gingen we er vrij blanco in. We wisten niet goed wat we konden verwachten, omdat het voor iedereen nieuw is. Inmiddels besef ik dat we ons wel hebben verkeken op het (her) inrichting van het applicatielandschap. CMDB en CRM, het onderhoud hiervan, en inrichting en onderhoud van processen. Met name hoeveel tijd en dus geld daar nog in gaat zitten. We hebben deze kosten voor oorspronkelijke de SET-aanvraag natuurlijk moeten inschatten, dus we hebben deze kosten op basis van de praktijkervaring opnieuw moeten uitwerken. Op het totaalbedrag maakt het niet zoveel uit, maar het is nu wel beter aangesloten op de praktijk.”