Stappenplan Fasttrack Beeldschermzorg

Het stappenplan Fasttrack Beeldschermzorg dient om organisaties zo goed mogelijk te ondersteunen bij de implementatie van beeldschermzorg. Door het delen en ontwikkelen van kennis en tools werken we samen aan sneller en beter implementeren van beeldschermzorg. Zo bouwen we samen aan de juiste zorg op de juiste plek, met de juiste middelen. Bruikbaar, betaalbaar en betrouwbaar, nu en in de toekomst!

Geen van de stappen, adviezen, tools of informatie geven garantie voor bijvoorbeeld een toekenning van de subsidie. Het stappenplan is voortdurend in ontwikkeling; mocht u willen aanvullen om te ondersteunen bij goede, toekomstvaste implementatie van beeldschermzorg, mailt u uw suggestie dan naar setup@vitavalley.nl

Stap 1 – Algemeen

>>SET COVID-19 tijdelijk gesloten | gaat in de week van 6 april weer open<<

In verband met de grote belangstelling voor SET COVID-19 neemt RVO tijdelijk geen nieuwe aanvragen in behandeling. Deze regeling gaat in de week van 6 april weer open.

Zie voor de laatste informatie de site van RVO.

Heb je al een aanvraag ingediend? Dan is je aanvraag in behandeling bij RVO en krijg je zo snel als mogelijk bericht.

Deelnemers aan de regeling met een positieve beschikking van RVO, die met de implementatie van beeldschermzorg aan de slag gaan, kunnen ook deelnemen aan de online learning community Fasttrack Beeldschermzorg. Stuur hiervoor een mail naar setup@vitavalley.nl met als onderwerp: ‘Learning Community Fasttrack Beeldschermzorg’. Je ontvangt vervolgens een uitnodiging hiervoor.

a. Doel en hoofdlijnen SET COVID-19
De belangrijke basisinformatie wordt gegeven op de site van RVO. We hebben een korte opsomming gemaakt van mogelijke organisaties en doelgroepen die in aanmerking komen voor de SET COVID-19 regeling. Het advies is om de voorwaarden van de SET COVID-19 eerst goed door te lezen.
We hebben voor de juiste overweging en maken van een onderbouwde keuze en daarvoor een keuzepalet voor opgesteld. Deze lijst in niet uitputtend en in ontwikkeling.

b. Doel en hoofdlijnen Fasttrack Beeldschermzorg
Voor de Fasttrack Beeldzorg gelden dezelfde voorwaarden en uitgangspunten als bij de SET COVID-19 is omschreven. Echter voor deze specifieke toepassing is een ondersteuningsprogramma ingericht, zodat organisaties beter ondersteund worden, sneller keuzes kunnen maken en uiteindelijk gerichter tot implementatie van hun beeldzorg toepassing kunnen overgaan. Dit moet ook leiden tot een goede en veilige oplossing, zie de berichtgeving hierover vanuit de IGJ.
Het stappenplan ondersteunt met formats, informatie lijsten, keuzematrix enzovoort, die in de bibliotheek te vinden zijn.

c. Vragen
Voor de meest gestelde vragen verwijzen wij je graag naar de Q&A. Wanneer je vraag niet beantwoord wordt en je na het doorlezen van de onderstaande stappen nog niet verder komt, dan kun je je vraag stellen via skok@vitavalley.nl of pketelaar@vitavalley.nl. Wij proberen je zo spoedig als mogelijk te helpen.

Alle documenten behorende bij deze stap zijn te vinden in de bibliotheek.

 

Stap 2 – Voorbereiding aanvraag subsidie

a. Format en voorbeeld van de aanvraag
Om de subsidie aanvraag succesvol te kunnen indienen wordt je verzocht om het document A4 Activiteitenplan SET-COVID-19, dat door RVO is gepubliceerd, te gebruiken en digitaal in te vullen. Dit document staat gepubliceerd op de RVO site en is benaderbaar via deze link.

b. Voorbeeld uitwerking aanvraag
Om de subsidie aanvraag te versnellen is een voorbeeld van een subsidie aanvraag beschikbaar. Je kunt gebruik maken van een voorbeeld van het Activiteitenplan (download) en een voorbeeld van de Planning en Begroting (download). Hierdoor kun je direct aan de slag met je aanvraag en de begroting.
Mocht je bij de aanvraag behoefte hebben aan ondersteuning dan bieden wij je een overzicht van deskundige partijen die je kunnen ondersteunen bij je aanvraag. Voor eventuele ondersteuning door een van deze partijen wordt je verzocht zelf contact op te nemen.

Alle documenten behorende bij deze stap zijn te vinden in de bibliotheek.

 

Stap 3 – Aanvraag bij RVO

a. Indienen en beoordelen aanvraag
Je kunt je aanvraag indienen vanaf 25 maart 2020. Voor het aanvragen van de subsidie heb je als organisatie een eHerkenningsmiddel (EH) nodig om je aanvraag in te kunnen dienen. Indien je nog geen eHerkenning hebt dan kun je deze aanvragen via deze link. Het benodigde betrouwbaarheidsniveau voor deze subsidie is EH1. Houd er rekening mee dat de aanvraag van eHerkenning tot 3 werkdagen kan duren. Wij willen je er verder op wijzen dat je ook een de-minimisverklaring nodig hebt. Deze kun je aanvragen via de website van RVO. Let op dat je de informatie aangaande de aanvraag en de bijlagen bij je aanvraag volgt onder de tab SET COVID-19. Je aanvraag dient te bestaan uit het activiteitenplan en de de-minimisverklaring. Deze bijlagen dien je beschikbaar te maken in het e-Loket. Het e-Loket is toegankelijk met je eHerkenning (EH1) via de website van de RVO door op de knop ‘Aanvragen’ te selecteren bij SET COVID-19.

b. Besluit en toekenning
Je hoeft voor deze aanvraag geen samenwerkingsverklaring bij te voegen. De beoordelingscriteria zijn versoepeld, de criteria van de reguliere SET zijn ook niet van toepassing voor deze subsidie.
Binnen 5 werkdagen krijg je een reactie op je aanvraag en kun je bij goedkeuring aan de slag.

c. Meer informatie
Voor aanvullende informatie kun je ook RVO website raadplegen of gebruik maken van de beschikbare Q&A

Alle documenten behorende bij deze stap zijn te vinden in de bibliotheek.

 

Stap 4 – Technische implementatie en distributie

a. Selectie technologie
Voor het selecteren van de juiste beeldschermzorg oplossing, devices en netwerkverbinding, is een keuzehulp beeldschermzorg beschikbaar. Dit geeft inzicht in de verschillende mogelijkheden en keuzes die er zijn.

b. Levering, installatie en beheer
Met de geselecteerde leverancier worden afspraken gemaakt over de levering, de installatie en het beheer van devices en toepassingen. Het betreft afspraken die tussen zorgaanbieder en leverancier worden gemaakt. Een aantal leveranciers hebben hun aanbod gepubliceerd.

    • Het aanbod van leverancier Samsung
      Zij hebben een document opgesteld met daarin een advies traject omschreven voor de huidige COVID-19 periode. Dit geeft een overzicht van producten en mogelijkheden en een bijlage met een uiteenzetting van mogelijke modellen.

c. Beeldschermzorg oplossingen
De lijst met mogelijke beeldschermzorg oplossingen is ter inspiratie en ter overweging. Het is niet het advies of de enige mogelijkheid en wordt elk moment verder uitgebreid.
. Cisco
. Compaan
. Digicontact
. CareScreen
. Boomerweb
. Anne4Care
. Mobiléa

Voor aanvulling op deze lijst gebruik dit format, vul dit in en stuur dit naar setup@vitavalley.nl
Voor het selecteren van de juiste beeldschermzorg oplossing, devices en netwerkverbinding, is een keuzehulp beeldschermzorg beschikbaar. Dit geeft inzicht in de verschillende mogelijkheden en keuzes die er zijn. Klik hier voor het document.
Alle documenten behorende bij deze stap zijn te vinden in de bibliotheek.

 

Stap 5 – Voorbereiding project

We geloven erin dat niet elke organisatie het eigen wiel weer moet uitvinden. Daarom delen we hier voorbeelden van organisaties die met hun project willen bijdragen aan het verspreiden van een goede voorbeeld case. Mocht jij nou zelf zo´n organisatie zijn een mooi voorbeeld hebben van een implementatietraject van Beeldschermzorg, dan is hier een format te downloaden om deze kennis met ons te delen, zodat wij het kunnen publiceren.

De voorbereidingen van het project kunnen worden opgestart, zodra duidelijk is wat de opzet is van het project. Belangrijke onderdelen in de voorbereiding zijn:

a. Selecteren cliënten
Denk hierbij aan het beantwoorden van de volgende vragen: welke cliënten/patiënten komen in aanmerking, wie selecteert de cliënten/patiënten, hoe wordt hierover gecommuniceerd met cliënten/patiënten en mantelzorgers, wie meldt het definitief aan voor beeldschermzorg.

b. Inrichten werkprocessen
Zorg dat je voldoende mensen uit verschillende disciplines uit de organisatie vroegtijdig betrekt en informeert over de opzet van het project. Denk hierbij aan inkoop, ICT, financiën, HRM en communicatie. Maar zorg ook voor voldoende executiekracht.

c. Inrichten support
Om zorgmedewerkers niet extra te belasten, is het een uitdaging om de support voor cliënten/patiënten, mantelzorgers en zorgmedewerkers op een slimme en efficiënte manier te organiseren. Denk hierbij aan het beschikbaar stellen van instructiematerialen, video-instructie, het inrichten van een helpdesk.

 

Stap 6 – Implementatie

Ook bij de daadwerkelijke implementatie van beeldzorg heb je wellicht behoefte aan aanvullende capaciteit, kennis en expertise om de introductie van beeldzorg bij de cliënt goed te laten verlopen, het zorgproces met beeldzorg in te richten en te plannen, gebruik effectief te ondersteunen en stimuleren. Voor de begeleiding en ondersteuning in deze fase van je project kun je eveneens gebruik maken van het overzicht van betrokken deskundige partners. Indien je ondersteuning wenst en hierover in gesprek wilt gaan, dan kun je zelf contact opnemen met genoemde partijen.

Wanneer je eigen organisatie kan ondersteunen bij de implementatie en deze als een deskundige partij genoemd wil hebben in de Fasttrack Beeldschermzorg, dan zouden we je willen vragen het hier gelinkte format te gebruiken en ingevuld aan ons te retourneren naar setup@vitavalley.nl. Dat geeft ons de mogelijkheid om de aangeleverde gegevens snel om te zetten en in de Fasttrack te publiceren.

a. Introductie bij gebruikers: medewerkers, cliënten en mantelzorgers

Een belangrijkste eerste stap is (inzicht in) de ontwikkeling van de digivaardigheden van gebruikers. Dat klinkt altijd makkelijk, maar er is heel veel aanbod en allemaal weer met eigen toepassingen en mogelijkheden. In deze stap zullen we een verzameling opbouwen aan alle kennis en kunde die we kunnen verzamelen rondom de ontwikkeling van digivaardigheden. Voor nu alvast een verwijzing naar www.coalitiedigivaardigindezorg.nl

b. Inplannen beeldzorgmomenten
c. Stimuleren gebruik door cliënten

 

Stap 7 – Leeromgeving SET-up

In heel Nederland gaan zorgorganisaties aan de slag met het implementeren van beeldschermzorg. Gezien het tempo waarin beeldschermzorg wordt geïmplementeerd, is het onmogelijk om alles zelf uit te denken en te testen. De leeromgeving SET-up is bedoeld om kennis, ervaringen en voorbeelden met elkaar uit te wisselen. Iedere organisatie die deelneemt aan de regeling kan een steentje bijdragen aan de lerende omgeving. Samen leren we sneller en komen we tot oplossingen die waardevol zijn voor cliënten en patiënten. Na de toekenning van de aanvraag door RVO krijg je een beschikkingsbrief toegestuurd en daarin zal je worden uitgenodigd contact op te nemen met VitaValley om deel te nemen aan het SET-up programma.

a. Kennis delen: online learning community
b. Kennis verrijken: aanbod activiteiten
c. Kennis verspreiden: nieuwsbrief, social media

 

Stap 8 – Communicatie

Na de toekenning door RVO is het belangrijk interne en externe betrokkenen goed en tijdig te informeren. Het is aan te raden een beknopt communicatieplan op te stellen waarin de alle betrokken partijen worden benoemd en de momenten waarop met hen wordt gecommuniceerd en waarover. Bij de betrokken kunt u denken aan:  richting cliënten en naasten, cliëntenraad, de eigen medewerkers, de zorgverzekeraar/het zorgkantoor, partijen waarmee u samenwerkt in de ontwikkelingen gedurende de voorbereiding en implementatie van beeldzorg. Daarnaast zal gerichte communicatie nodig zijn naar de zorgmedewerkers, cliënten en naasten die met beeldschermzorg gaan werken. Deze gerichte communicatie kan ook worden ondersteund door medewerkers die specifiek worden ingezet om specifieke doelgroepen te ondersteunen, denk hierbij aan digicoaches, technologie verpleegkundigen of een iNurse.

a. Interne communicatie
b. Externe communicatie

 

Stap 9 – Monitoring en evaluatie

Monitoring en evaluatie is cruciaal om na te gaan of we onze  tot doel gestelde resultaten bereiken. De opzet hiervoor heb je beschreven in de aanvraag. Dit zal na de toekenning concreet moeten worden ingevuld. Denk hierbij in ieder geval aan het specificeren van de nul- en eindmeting. En hoe tijdens het proces ervaringen, issues en geleerde lessen worden vastgelegd. Voorbeelden van kwalitatieve en kwantitatieve methoden zullen ter inspiratie worden gedeeld in de leeromgeving.  Het is aan te raden bij de opzet van de evaluatie verschillende perspectieven mee te nemen. Denk hierbij aan wat verschillende betrokkenen (cliënt/patiënt, medewerkers, zorgorganisatie en zorgverzekeraar) belangrijk vinden.

a. Kwalitatief
b. Kwantitatief
c. Verantwoording

 

Stap 10 – Ondersteuning vanuit Fasttrack Beeldschermzorg

In de Fasttrack Beeldschermzorg delen we kennis en ontwikkelen we praktische instrumenten voor organisatie, inrichting, gebruik en training. Hiermee bieden we een toolkit voor het snel implementeren van beeldschermzorg voor zorg- en welzijnsorganisaties. Hierbij worden de ervaringen vanuit het huidige ondersteuningsprogramma SET-up benut en ingezet. De toolkit is in ontwikkeling en zal steeds verder worden ingevuld en aangescherpt.

a. Kennismaking
Na toekenning van de SET COVID-19 subsidie krijg je een beschikkingsbrief met de uitnodiging contact op te nemen met VitaValley.

b. Kennis en expertise
Wij brengen je desgewenst in contact met partijen die ondersteuning kunnen bieden, verbinden je graag met organisaties die met dezelfde toepassingen en vraagstukken bezig zijn en bieden een omgeving waar kennis en expertise gedeeld kan worden. Wij verzoeken je de website goed in de gaten te houden en zullen actief met je communiceren.

c. Ondersteuning implementatie

Tot zover de 10 stappen voor de Fasttrack Beeldschermzorg. Wij hopen dat het jullie ondersteunt in het aanvraagtraject, maar ook in de periode erna.
We ontmoeten degene met een gehonoreerde SET COVID-19-aanvraag graag in de online learning community Fasttrack Beeldschermzorg van SET-up! Stuur hiervoor een mail naar setup@vitavalley.nl met als onderwerp: ‘Learning Community Fasttrack Beeldschermzorg’, je ontvangt vervolgens een uitnodiging hiervoor.
Heel veel succes!